社労士オフィスＨａｎａは、中小企業の労務環境整備を通じて、お客様にとって「最高の経営パートナーになる」ことを掲げております。また、人事労務関連における機密性の高い個人情報を保護することが重要な責務であることを認識し、その取り扱いについて次のように定めます。当事務所は、本人の権利を保護するために個人情報に関連する法規制等を遵守するとともに、以下に示す方針に基づき個人情報保護マネジメントを構築します。
１． 個人情報は、利用目的の範囲に限定して、適切に取得・利用・提供し、目的外利用をいたしません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
２． 個人情報の漏洩、滅失又はき損等のリスクに関して、事故等の未然防止策及び是正に関する対策を実施し、個人情報に関するセキュリティ体制を継続的に向上させます。
３． 個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
４．全スタッフに個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報マネジメントシステムを継続的に見直し、改善します。
本方針は、外部公開するとともに全スタッフに周知し、各自の教育、啓発に努め個人情報保護意識の高揚を図ります。本方針並びに個人情報に関してのお問合せ・ご相談苦情等には、適切に対応いたします。
代表 河村 美樹
2025年1月1日 制定
＜当事務所の個人情報保護方針に関するお問い合わせ先＞
社労士オフィスＨａｎａ
個人情報保護相談窓口
沖縄県那覇市国場188-2 2F
1．当事務所では、個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。また、当事務所が取得する個人情報のうち、書面により本人から直接取得する場合については、原則として個別に利用目的を明示いたします。
(1) 官署への届出書類の作成代行
(2) 給与計算
(3) 助成金の作成代行
(4) 上記に付随するサービスの提供
(5) スタッフ管理業務（募集採用・労務管理）
※特定個人情報は、利用目的を明示した上で、法令等の定める事務でのみ利用します。
2．個人情報は、処理のために当事務所の基準を満たす委託先に業務委託することがあります。なお、委託先以外の第三者に対しては、原則ご本人様の同意なしでは提供いたしません。
3．個人情報は、ご本人様確認の上、開示・訂正等を行います。その場合、銀行振込等により手数料を徴収させて頂きます。ただし、受託業務でお預かりしている個人情報については、委託元に確認した上で対応いたします。詳細につきましては、個人情報の開示等の請求手続きのご案内をご覧ください。
4．個人情報を与えて頂くことは任意ですが、個人情報の不足・不備が生じた場合、適切なサービスを提供できないことがあります。
5．個人情報に関するご相談・苦情は、以下の連絡先までお申し出ください。
＜連絡先＞
社労士オフィスＨａｎａ
個人情報保護管理者
メールアドレス：info@sr-hana.com
個人情報の開示等請求手続きのご案内
当事務所では、以下に示す開示等請求手続きにより、お預かりしている個人情報を開示します。また、内容に誤りがあった場合等には、お申し出により個人情報の訂正・利用停止・削除に応じます。
1. 開示対象となる個人情報又は第三者提供の記録
開示対象となる個人情報は、当事務所のデータベースもしくは検索可能な状態に整理された当事務所の情報ファイルに保管されている個人情報です。ただし、当事務所が業務受託しているに過ぎず、当事務所に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。また、当事務所が保有する個人情報の第三者提供に係る記録についても開示対象となります。
2. 開示対象となる個人情報の利用目的
開示対象となる全ての個人情報の利用目的は、「個人情報の取り扱いに関して」の通りです。
3. 個人情報又は第三者提供記録の開示等請求の手続き
個人情報に関する利用目的の通知・開示・訂正・追加又は削除・利用の停止・消去又は第三者への提供の停止のご請求は、お問い合わせフォームにて承っております。
初めにHP上のお問い合わせフォームまでご連絡いただきましたら、当事務所所定の申請書「個人情報等開示訂正等依頼書」と、当事務所宛返信用封筒をお送りいたします。
ご本人様が記入した依頼書及びご本人確認の為の資料を添付し、返信用封筒にてご返送下さい。
尚、代理人様が開示等請求される場合、ご本人様が記入した申請書、ご本人確認の為の資料（ご本人様、代理人様ともに1点ずつ）、ご本人様との関係を示す書類（親権者の場合）及び委任状（原本）をご返送下さい。
【開示等の請求先】
当事務所連絡先及び開示等請求先は以下の通りです。
社労士オフィスＨａｎａ 個人情報保護管理者宛
【ご本人確認の為の資料】
ご本人確認の為、以下の資料（氏名・生年月日・現住所が確認できるもの）のうちいずれかの写しを、返送書類とともにお送り下さい。
・運転免許証（表・裏ともに） ・パスポート ・各種福祉手帳 ・各種健康保険証 ・外国人記載事項証明書
※開示等請求手続きに伴う個人情報の取り扱いについて
・提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、必要事項の連絡、あるいはご本人様との間で疑義が生じた場合の確認等、ご請求内容に関する対応に限り利用します。また業務委託元含め、第三者への提供はいたしません。
・ご本人確認の為の資料を提出いただけなかった場合は、開示等請求には応じられません。
・提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご請求内容に対する回答が終了いたしましたら、1年間保管した後、速やかに削除・廃棄させていただきます。
4. 当事務所からの回答
個人情報又は第三者提供記録の開示・訂正などの結果につきましては、当事務所からの郵送、メール添付、その他お客様のご要望の方法（別途ご相談させて頂く場合があります）で対応します。郵送をご希望の場合は、返信用郵便書留を同封ください。
5. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
①個人データの取扱いに係る規程等の整備
個人情報の取扱いにおけるライフサイクル（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄）において、取扱上のリスクを認識し、取扱方法、責任者等を定 めた規程の策定・運用
②組織的安全管理措置
スタッフから個人情報保護管理者への報告体制の整備、個人データの取扱い状況の定期的な自己点検の実施
③人的安全管理措置
スタッフとの秘密保持契約の締結及び、社員教育の定期的な開催
④物理的安全管理措置
個人データを取扱う区域における入退室の制限、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類の盗難、紛失を防止するための措置の実施
⑤技術的安全管理措置
個人データを取扱うことのできる機器と当該機器を取扱うスタッフの明確化、個人データへの不要なアクセスの防止
社労士オフィスＨａｎａ
〒902-0075 沖縄県那覇市国場188-2 2F
代表 河村 美樹
